「会社案内のPDFを載せて、担当者が差し替えられるようにしたい」。ダウンロードボタンを付けるだけなら簡単そうです。でも、資料を更新したあと、以前のリンクを開いた人にも最新版を見せたいのでしょうか？ここで、必要な対応が変わります。
最初に聞きたいのは、PDFをどう読んでもらうか
ボタンからPDFを開くのか、ページの中に表示するのか。見た目が似ていても、確認する内容は異なります。たとえば、スマートフォンで数ページだけ読めればよい資料と、印刷して使う申込書では、案内の仕方も変わります。
見積り前には実際に使うPDFを受け取り、ページ数や文字の読みやすさ、ファイル容量を確認します。たとえば、ページ内表示を希望するなら、スマートフォンで読めるかを確認し、PDFそのものを開くリンクも用意するか決めます。
差し替えには、二つの希望が隠れている
たとえば、料金表を更新するとき。「サイトのボタンから最新版を開ければよい」のか、「メールで案内済みのPDFのURLからも最新版を開いてほしい」のか。この違いを先に確認します。
WordPressに新しいファイルをアップロードしても、以前のPDFを参照するすべてのリンクが、自動で新しいファイルを指すとは限りません。掲載ページのリンク更新と、配布済みURLの扱いは分けて考えます。
差し替え後に、どのリンクから何が開くかを決めます。ボタンだけ変更すればよい案件と、同じURLを使い続ける仕組みを検討する案件では、設定や確認の範囲が変わります。
古い資料は、残すのか、公開を終えるのか
年度ごとの報告書なら、過去の資料も残したいかもしれません。一方、終了した募集の申込書は、誤って使われないよう案内を変えたい場合があります。古い資料を一覧に残す、案内ページへ誘導する、ファイルの公開を終えるなど、希望を聞きます。古いファイルを削除する場合は、ほかのページや配布済みの案内で使っていないかも確認します。
ページからリンクを消すだけでは、ファイルのURLを知っている人が開ける状態のままになることがあります。すでに保存されたPDFを、サイト側の差し替えで書き換えることもできません。「古い資料を見せたくない」が、サイト内の導線だけの話なのかも確認が必要です。
返答例なら、「PDFの掲載は可能です。差し替え担当者、配布済みリンクの扱い、旧版を残すかを確認して、更新機能と確認作業をお見積もりします」。担当者が操作する画面と、更新後に開いて確認するリンクをセットで決めます。
今のサイトでPDFをどこから参照しているか、同じURLを保てるかは、管理方法によって変わります。実際のPDFと掲載予定の画面、更新頻度が分かる段階でご相談ください。