「問い合わせフォームを付けてください」と頼まれたとき、入力画面だけで見積もっていませんか？送信した内容を誰が受け取り、利用者に何を知らせるかまで決めると、必要な作業が見えてきます。
送信先のメールは、誰が確認する？
たとえば、代表アドレスでまとめて受けるのか、問い合わせの種類で担当部署へ送り分けるのか。同じ入力欄でも、送信後の流れは変わります。まず通知先と、普段そのメールを確認する担当者を聞きます。
仮のメールアドレスで制作を進める場合も、本番の宛先をいつ確定するかを決めます。制作者の受信箱に届いたことだけでは、クライアントが受け取れるかは分かりません。
自動返信にも、原稿と確認が必要
利用者へ受付メールを送るなら、件名・本文・差出人名を誰が用意するかも制作範囲です。入力した内容をどこまで載せるか、返信先はどこにするかも確認します。
「自動返信あり」とだけ書くのではなく、利用者が受け取る案内まで決めます。たとえば「担当者が確認後に返信します」と案内するなら、実際の対応方法と食い違わない原稿を用意します。
完了画面が出ても、受信確認は別に行う
たとえばContact Form 7では、送信成功の表示はメールを送る処理の成功を示し、受信箱への到着を保証するものではありません。テスト環境で制作した場合は、公開先でも送受信を確認します。担当者への通知と、自動返信を設ける場合はその受信を別々に確かめます。
届かないときは宛先や迷惑メールフォルダーを確認し、必要に応じてサーバーやメール送信の設定も調べます。設定変更には別の管理者の協力が必要なこともあります。受信テストと、不達時の調査・設定変更を分け、今回どこまで担当するかを決めておきます。
見積り前には、通知先、自動返信の要否、原稿を用意する人、受信テストに協力する人を整理してください。今のサイトでメールが届かない場合も、その症状と利用中の環境を添えてご相談いただければ、確認が必要な範囲から一緒に整理できます。