たとえば、クライアントから「お問い合わせのときに、資料も一緒に送れるようにしたい」と頼まれた場面。デザイン上は、添付欄を一つ増やせばよさそうに見えます。
ただ、先に決めたいのは欄の見た目より、何をどう受け取るかです。添付できることと、担当者が支障なく受け取って確認できることは、別に考える必要があります。
「資料」の中身を具体的に聞く
PDFを一つ受け取るのか、スマートフォンで撮った写真を何枚も受け取るのか。同じ「資料を送る」でも、用意する仕組みや案内は変わります。
提案前に、次の条件を聞いておくと話が進めやすくなります。
- どんな形式のファイルを送ってもらうか。
- 一度に何個、どのくらいの容量を想定するか。
- 添付は必須か、必要な人だけが使うのか。
「容量はなるべく大きく」だけでは、必要な上限を判断しにくいものです。実際に送ってもらう予定の資料を確認できれば、想定に合う条件を検討できます。
送信後、担当者はどこから確認する？
メールに添付して受け取る方法もあれば、保管先へアクセスして確認する方法もあります。どちらを選ぶかで、制作する範囲も変わります。
たとえばContact Form 7なら、アップロード欄の設定とは別に、メールへ添付する設定が必要です。また、メールで大きな資料を受け取るなら、フォーム側だけでなく送受信側の制限も確認したいところです。
「管理画面から過去の資料を一覧で見たい」という希望があるなら、それは添付欄を付ける話に、保管・閲覧の機能が加わっています。受け取った後の作業まで聞くと、見積りに含める範囲が見えてきます。
保管してよい資料かも確認しておく
履歴書や本人確認書類などを受け取る場合は、閲覧する人や保管期間、不要になった資料を誰が削除するかも確認しておきたい内容です。
すべての添付ファイルを長期保管する必要があるとは限りません。逆に、後から確認する必要があるのに、メールだけを頼りにする運用が合わないこともあります。ファイルの種類と担当者の仕事に合わせて考えます。
「できます」と答える前に、受け取り方を相談できます
クライアントへ返すなら、たとえば次のように確認できます。
添付機能は検討できます。送ってもらう資料の種類と個数、受け取った後に誰がどう確認するかを教えてください。その条件に合う方法と費用を確認します。
必要な条件が分かっても、今のサーバーやフォームで対応できるかは、環境を見て判断する部分が残ります。使用予定の資料と、クライアントが希望する受け取り方を添えてご相談ください。デザインや見積りを固める前に、制作する範囲を一緒に整理できます。